학원 출석부 엑셀 대신 앱으로 옮기는 법 (소규모 클래스 기준)

소규모 학원·클래스·스튜디오의 출석부는 대개 엑셀(또는 종이) 로 시작합니다. 수강생이 30명을 넘고 수강권 종류가 늘면 "누가 몇 회 남았지"를 맞추는 데 수업 준비 시간이 새어 나가죠. 이 글은 엑셀 출석부를 앱으로 옮길 때의 순서와, 옮기지 말아야 할 경우를 정리한 것입니다.

옮기지 않아도 되는 경우

• 수강생 10명 이하이고 수강권이 한 종류
• 결석 안내를 따로 보내지 않음
• 학부모 등하원 알림·수납·셔틀 관리가 필요 → 이 경우는 출석 앱이 아니라 학원 관리 프로그램(수납·알림 포함)이 맞습니다

위에 해당하지 않는 소규모 클래스라면 아래 순서로 옮기면 반나절이면 끝납니다.

1. 엑셀에서 가져갈 것 3가지만 정하기

• 수강생 이름·연락처(초대용)
• 수강권 종류와 현재 잔여 횟수
• 반(클래스)별 정기 시간표

과거 출석 이력은 옮기지 않아도 됩니다. 이관 시점의 잔여 횟수만 정확하면 앱에서 새로 쌓이기 시작합니다.

2. 모임과 반을 만든다

E:DA 에서 학원(스튜디오)을 하나의 모임으로 만들고, 반마다 정기 수업을 반복 이벤트로 등록합니다. 시간표가 있는 반은 5분이면 됩니다.

3. 수강생을 초대하고 수강권을 발급한다

초대 링크를 문자·카톡으로 보내면 수강생이 Google/Apple 계정으로 합류합니다(앱 설치 없이 웹도 가능). 합류한 수강생에게 엑셀의 잔여 횟수만큼 이용권을 발급하면 이관 끝입니다.

4. 첫 주는 두 가지만 확인한다

• 수업 시작 시간에 수강생이 셀프 체크인하거나 QR 을 스캔하는지(못 하는 수강생은 대리 체크인)
• 체크인 후 이용권이 1회 차감되고, 결석·사유결석으로 바꾸면 복원되는지

이 두 가지가 맞으면 엑셀은 닫아도 됩니다. 잔여 횟수 알림, 수업 전 리마인더, 결석 안내는 자동으로 나갑니다.

이관 체크리스트

• 반별 반복 이벤트 등록
• 수강생 초대 링크 발송 (승인제로 두면 외부 유입 차단)
• 이용권 발급 = 엑셀 잔여 횟수
• QR 코드 출력해 입구에 부착 (선택)
• 첫 주 체크인·차감 확인 후 엑셀 종료

수강생 출석 관리와 수강권 관리는 여기까지로 충분합니다. 수납·학부모 알림이 나중에 필요해지면 그때 학원 관리 프로그램을 검토해도 늦지 않습니다.